Регистрация в качестве оператора персональных данных в Роскомнадзоре

Оператор персональных данных — это любая организация, ИП или самозанятый, обрабатывающие персональные данные граждан — от номеров телефонов до паспортных данных. В соответствии с Федеральным законом №152-ФЗ «О персональных данных» все операторы обязаны уведомить Роскомнадзор о начале обработки персональных данных. Регистрация в качестве оператора персональных данных в реестре РКН — обязательная и важная процедура.

Официальный реестр Роскомнадзора — это открытая база, в которую вносятся данные обо всех зарегистрированных операторах, целях обработки персональной информации, используемых методах и применяемых мерах безопасности. Доступность сведений способствует прозрачности деятельности и повышает уровень доверия со стороны клиентов и контролирующих органов.

Кто обязан подавать уведомление в Роскомнадзор

Обязательство зарегистрироваться в реестре ложится на всех, кто систематически взаимодействует с ПД в рамках профессиональной или коммерческой деятельности.

Обязательная регистрация требуется для:

• Юридических лиц — вне зависимости от формы собственности, масштаба бизнеса или частоты обработки данных.

• Индивидуальных предпринимателей, включая тех, кто нанимает персонал или собирает контактные данные клиентов.

• Самозанятых, если они ведут учет клиентской базы, сотрудников или подрядчиков в коммерческих целях.

Не нужно подавать уведомление, если:

• Данные уже содержатся в государственных автоматизированных системах, созданных для обеспечения общественной безопасности и защиты государства.

• Обработка происходит вручную, без использования компьютеров и других автоматизированных средств, и при этом соблюдаются установленные законом правила по защите и безопасности данных.

• Работа с персональными данными ведется в рамках законодательства о транспортной безопасности, например, для обеспечения бесперебойной работы транспортной инфраструктуры и предотвращения угроз.

• Вы — частное лицо, использующее данные исключительно для личных нужд (например, адресная книга или семейные заметки).

Эти исключения позволяют сократить административную нагрузку на организации, при этом соблюдая требования безопасности. Однако при любой иной форме обработки регистрация остается обязательной. Если у оператора возникают сомнения, есть ли необходимость подавать уведомление, лучше сделать это. Несоблюдение требований закона может привести к проверкам и штрафам.

Вопрос: Я самозанятая, веду бухгалтерию для компаний и ИП, работаю через 1С, у клиентов есть сотрудники. Кто подает уведомление в Роскомнадзор?

Ответ: И вы, и ваши клиенты – операторы персональных данных. Уведомление обязаны подать оба.

Вопрос: Обслуживаю ИП и организации, самозанятая. С физлицами не контактирую, но рассчитываю зарплату для их сотрудников. Должна ли я регистрироваться в Роскомнадзоре?

Ответ: Да. Если вы обрабатываете ФИО, ИНН, паспортные данные сотрудников – вы оператор ПД. Понадобятся письменные согласия от каждого сотрудника клиента на передачу данных.

Вопрос: ИП без сотрудников, УСН. В договорах только ФИО и ИНН клиентов. Обязана ли я уведомлять Роскомнадзор?

Ответ: Да. Даже минимальный объем ПД – ФИО, ИНН, email – уже считается обработкой. Вы попадаете под требования закона 152-ФЗ.

Вопрос: ИП работает через маркетплейсы, заключает договоры с ООО. Нужно ли регистрироваться?

Ответ: Да. Даже если сотрудников нет, передача ФИО или других идентификаторов юрлица (директора, доверенных лиц) – это обработка ПД.

Помимо подачи уведомления в Роскомнадзор, важно помнить об обязательствах, которые установлены ст.18.1 Федерального закона №152-ФЗ «О персональных  данных». Каждая организация, обрабатывающая персональные данные, должна оформить внутренний комплект документов: регламенты, положения, инструкции, описывающие порядок работы с персональными данными. Эти локальные акты позволяют успешно пройти проверку надзорных органов. Подготовить такой комплект можно и после 30 мая 2025 года, но откладывать не стоит — требования закона действуют уже сейчас.

Как зарегистрироваться в реестре операторов персональных данных: порядок действий

Регистрация в РКН  проходит в несколько шагов. Следование этой последовательности позволит избежать распространенных ошибок и ускорит включение в реестр.

1. Подготовительный этап

На этом этапе нужно собрать всю необходимую информацию:

• Полные реквизиты оператора (название организации, ИНН, ОГРН, адрес, контактные данные).

• Категории ПД, которые планируется обрабатывать (например, паспортные данные, номера телефонов, email).

• Кто является субъектами данных — клиенты, сотрудники, контрагенты.

• Цели обработки: кадровое делопроизводство, ведение клиентской базы, выполнение договорных обязательств и др.

• Методы обработки — электронные, бумажные, автоматизированные или ручные.

• Применяемые меры защиты информации (антивирусы, системы шифрования, ограничение доступа и др.).

2. Заполнение уведомления в РКН

Подать уведомление можно двумя способами:

1. Через личный кабинет на сайте Роскомнадзора (предпочтительно).
2. Лично или по почте — с приложением распечатанной формы уведомления на бланке.

Онлайн-форма сопровождается подсказками и автоматически проверяет корректность введенных данных. Важно внимательно отнестись к следующим моментам:

• Указать дату начала обработки информации.

• Не пропускать обязательные поля.

• Избегать расплывчатых или общих формулировок в целях обработки.

• Удостовериться, что выбран актуальный шаблон уведомления.

Для слушателей курса «Защита персональных данных» в Институте профессиональных квалификаций доступна подробная пошаговая инструкция по заполнению каждого поля формы уведомления на сайте Роскомнадзора. 20-страничный документ снабжен пояснениями эксперта и поможет избежать типичных ошибок при подаче сведений в РКН.

3. Рассмотрение и регистрация

После отправки уведомления Роскомнадзор рассматривает его на предмет полноты и достоверности. Если все оформлено корректно, оператор вносится в реестр, а на указанный адрес направляется подтверждающее письмо с регистрационным номером.

Этот документ рекомендуется хранить в распечатанном и электронном виде — он потребуется при проверках.

Как убедиться, что вы в реестре: проверить информацию о себе или своей организации можно в реестре операторов персональных данных на сайте Роскомнадзора. Для поиска достаточно ввести ИНН.

Типичные ошибки при подаче уведомления

На практике довольно часто встречаются ошибки, из-за которых уведомление возвращается на доработку:

• Неправильно или недостаточно конкретно описаны цели обработки.

• Пропущены сведения о категориях данных или категориях субъектов.

• Указаны неточные юридические данные организации.

• Использован устаревший или неверный шаблон уведомления.

Чтобы избежать этих проблем:

• Проверьте все данные несколько раз перед отправкой.

• Используйте только формы с официального сайта Роскомнадзора.

• В сложных случаях консультируйтесь с юристами.

Вопрос: ООО с единственным директором. Нужно ли подавать уведомление?

Ответ: Да. Даже если директор — единственный сотрудник, его данные — ПД. Любая организация обязана подать уведомление, если собирает или хранит ПД.

Вопрос: Документы ведутся только на бумаге, без ИТ-систем. Нужно ли регистрироваться?

Ответ: Если данные не хранятся в электронном виде – уведомление не требуется. Но требования закона 152-ФЗ все равно действуют.

Вопрос: НКО, юристы и адвокаты. Есть сотрудники по трудовому договору и ГПХ. Нужно ли уведомлять Роскомнадзор?

Ответ: Да. Закон 152-ФЗ распространяется на всех, кто работает с ПД, независимо от формы организации.

Что грозит за нарушение правил обработки персональных данных

С 30 мая 2025 года усиливается ответственность за нарушение законодательства в сфере персональных данных. У РКН расширены полномочия: он может не только проводить проверки, но и применять жесткие санкции.

Штрафы за неуведомление

• Для самозанятых — до 10 000 ₽.

• Для руководителей — до 50 000 ₽.

• Для организаций — до 300 000 ₽.

Также возможна приостановка деятельности и блокировка сайтов — при серьезных нарушениях. Обязательные предписания с указанием сроков устранения нарушений.

Штрафы за утечку данных

Вступают в силу и новые нормы, ужесточающие санкции за утечку данных по вине оператора ПД:

• Штрафы за передачу данных без согласия увеличены и теперь зависят от числа затронутых лиц.

• За утечку биометрических данных предусмотрены самые жесткие наказания.

• При повторных нарушениях — санкции в миллионы рублей.

• Введена уголовная ответственность за неправомерную обработку данных, особенно в отношении несовершеннолетних или при наличии корыстного мотива.

Основные рекомендации:

• Регулярно проводить аудит и мониторинг безопасности данных;

• Своевременно уведомлять Роскомнадзор о начале и изменениях в обработке персональных данных;

• Внедрять современные технические и организационные меры защиты, особенно для биометрической информации;

• Проходить повышение квалификации по защите персональных данных;

• Обучать сотрудников и назначать ответственных за безопасность персональных данных;

• Разрабатывать и оттачивать планы реагирования на инциденты утечки данных.

На что обращает внимание Роскомнадзор при проверке

Во время плановых и внеплановых проверок специалисты ведомства оценивают:

• Наличие оператора в реестре и соответствие заявленных целей реальным действиям.

• Соответствие методов обработки информации требованиям закона.

• Наличие и эффективность мер по защите данных.

• Реакцию оператора на инциденты (утечки, жалобы).

Подача уведомления в РКН — не формальность, а требование закона, гарантирующее соблюдение норм безопасности и прозрачность деятельности.

АНО «Институт профессиональных квалификаций» предлагает дистанционное обучение по программе повышения квалификации «Защита персональных данных». Программа разработана в соответствии с требованиями законодательства РФ и профстандартов, включает 36 академических часов. Обучение проходит в удобной системе дистанционного образования, где слушателям доступен личный кабинет с учебными модулями, практическими заданиями и материалами. По итогам обучения выдается удостоверение о повышении квалификации, внесенное в ФИС ФРДО.

Программа ориентирована на следующие категории специалистов:

• Самозанятые и индивидуальные предприниматели (ИП), работающие с персональными данными — обучение поможет правильно выстроить процессы обработки данных и снизить риски нарушений законодательства.

• Сотрудники подразделений, ответственные за сбор и хранение персональных данных — обучение поможет правильно организовать работу с персональными данными в организации, соблюдая требования законодательства.

• Специалисты по защите информации — повышение квалификации позволит углубить знания в области защиты данных и соответствовать современным требованиям безопасности.

• Руководители служб безопасности и защиты информации — обучение обеспечит понимание организационных и технических мер по защите персональных данных.

• Администраторы систем безопасности и сетевые администраторы — повышение квалификации поможет эффективно управлять системами безопасности и обеспечивать защиту данных.
   

Курсы повышения квалификации по защите персональных данных дистанционно

1. Подайте заявку на странице образовательной программы «Защита персональных данных».

2. Далее оплатите счет-оферту. На электронную почту, указанную в заявке, вам придут логин и пароль для входа в систему дистанционного обучения (СДО). Наша образовательная платформа устроена таким образом, чтобы вы могли изучать лекции, смотреть видеоматериалы, сдавать тесты с любого устройства (смартфона, компьютера, планшета) в любое удобное для вас время 24/7.

3. Если во время обучения возникнут какие-то вопросы, вы всегда можете обратиться к вашему куратору - его контакты указаны в личном кабинете слушателя в СДО. 

4. Материалы программы повышения квалификации «Защита персональных данных» в Институте повышения квалификации разработаны в полном соответствии с требованиями законодательства РФ. Программа регулярно обновляется и дополняется, поэтому вы получите все актуальные знания для работы с персональными данными. 

5. Доступ к учебным материалам сохранится еще 6 месяцев после окончания вашего обучения. Также вы получите бесплатный доступ на 1 год к электронной библиотеке ИПК с огромным количеством книг, статей и методических пособий по теме. 

6. Программа в объеме 36 академических часов. Действуют скидки, специальные предложения и рассрочка для слушателей. 

7. После сдачи итогового теста вы получите удостоверение о повышении квалификации по направлению «Защита персональных данных». Документ подтверждает обновление ваших профессиональных знаний и развитие актуальных компетенций в данной сфере. Данные о документах, выданных Институтом, обязательно заносятся в базу данных ФИС ФРДО, что делает их официальным документом на всей территории Российской Федерации.

8. Документ направляется Почтой России в любую точку страны бесплатно.