Как стать делопроизводителем

Профессия Делопроизводитель

Специалист по делопроизводству отвечает за процессы организации и системного хранения документов в организации. Он следит за тем, чтобы процесс обработки, хранения и архивирования документов проходил оперативно, без сбоев. Делопроизводитель создает условия для обеспечения доступности и конфиденциальности информации.

Кроме того, делопроизводитель должен уметь вести электронный документооборот и быстро находить нужные документы. Для успешного выполнения своих обязанностей в этой области важны такие качества, как ответственность, внимательность, организованность и развитые навыки общения. Важны навыки свободного владения компьютером, умение пользоваться электронными базами данных и способности к анализу, структурированию данных.

Чем занимается делопроизводитель

Основная задача делопроизводителя — обеспечить бесперебойное движение документов внутри организации. Это позволяет избежать потерь важной информации и способствует оперативному принятию решений.

Разберем подробнее обязанности делопроизводителя.

1. Регистрация входящей и исходящей корреспонденции: 

Делопроизводитель фиксирует все полученные и отправленные документы, что позволяет отслеживать их движение и сроки выполнения заданий.

2. Организация документооборота: 

Специалист занимается созданием и внедрением систем для управления документами, чтобы улучшить процесс их обработки и хранения.

3. Архивирование документов: 

Делопроизводитель несет ответственность за корректное размещение документов в архиве, что гарантирует их целостность, возможность быстрого доступа при необходимости.

4. Подготовка и оформление документов: 

Специалист отвечает за подготовку и оформление разнообразных документов, таких как приказы, письма, распоряжения и отчеты. 

5. Контроль за соблюдением правил документооборота: 

Делопроизводитель следит за тем, чтобы все сотрудники организации соблюдали установленные правила работы с документами.

Где может работать специалист по делопроизводству

Делопроизводители востребованы в самых различных сферах деятельности. Они могут работать в государственных учреждениях, коммерческих компаниях, судах, нотариальных и адвокатских конторах, образовательных, медицинских учреждениях, финансовых компаниях и банках, в организациях культуры и искусства, в архивах и справочных. 

В зависимости от специфики организации, обязанности делопроизводителя могут варьироваться, однако остается неизменной основная задача — управление документооборотом. Несмотря на то, что определенные элементы работы делопроизводителей возможно будет автоматизировать с переходом на электронный документооборот, значимость и востребованность этих специалистов в компании остается высокой. Профессиональные умения и знания этих специалистов продолжают играть ключевую роль для обеспечения эффективной работы организации: 

• Эффективно организованная система управления документами оказывает большое влияние на точную и слаженную работу организации. 

• Соблюдение нормативов и законов. В определенных сферах и регионах предъявляются строгие требования к архивированию документов и срокам их хранения. Делопроизводители следят за тем, чтобы все нормы и законы были соблюдены. 

• Повышение производительности. Грамотное ведение документооборота способствует улучшению производительности сотрудников и экономит ресурсы и время. 

• Сохранение конфиденциальности. Делопроизводители заботятся о конфиденциальности информации и предотвращают ее разглашение. 

• Управление информационными потоками. В условиях непрерывного увеличения объёмов данных специалисты по документообороту оказывают помощь в обработке этого потока информации.

• Документооборот в бумажном и электронном виде. Многие организации продолжают пользоваться бумажными документами. Переход на цифровые форматы осуществляется при активном участии специалистов по делопроизводству.

Профстандарт делопроизводителя

Основным документом, который устанавливал квалификационные требования для секретарей и делопроизводителей до 2015 года, а также подробно описывал их должностные обязанности, был Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС). Однако, с изменением требований к профессии секретаря возникла необходимость в разработке нового профессионального стандарта. 

В настоящее время актуальными являются два профессиональных стандарта. Первый действует для квалификации делопроизводитель “Специалист по организационному и документационному управлению организации” (утвержден Приказом Минтруда РФ от 15.06.2020 № 333н). Данный профстандарт наиболее полно охватывает деятельность секретарей и помощников руководителей разных категорий, которые нередко в небольших организациях совмещают функционал секретаря и делопроизводителя.

Второй профстандарт "Специалист по управлению документами в организации" определяет необходимые знания, умения и навыки делопроизводителей с квалификацией специалист по документационному обеспечению управления в крупных и средних компаниях различных форм собственности и организационно-правовых структур (утвержден Приказом Министерства труда России от 27 апреля 2023 года No 421н.).

В соответствии с профстандартом, делопроизводитель обязан выполнять следующие задачи:

- Прием и первичная обработка полученных документов.

- Предварительный анализ и разделение документов на те, которые требуют регистрации, и которые нет.

- Подготовка документов для ознакомления руководителя.

- Регистрация входящих бумаг.

- Организация передачи документов ответственным сотрудникам.

- Ведение общей базы данных документов компании.

- Проведение информационно-справочной деятельности.

- Обработка и отправка исходящих документов.

- Организация процессов регистрации, учета, хранения и передачи текущих документов в соответствующие подразделения.

- Контроль за выполнением документов в организации.

Согласно профессиональному стандарту для делопроизводителя, предъявляются следующие квалификационные требования:

1. Наличие начального профессионального образования, причем опыт работы не является обязательным.

2. Полное среднее образование и специальная подготовка по утвержденной программе, также без необходимости в стаже работы.

Делопроизводитель должен быть компетентен в нормативных правовых актах, положениях, инструкциях и других руководящих документах, связанных с организацией документооборота на предприятии. Ему важно знать основные положения Единой государственной системы делопроизводства, а также разбираться в структуре компании и ее подразделений. 

Варьируются также требования к уровню квалификации и опыту работы специалистов в зависимости от их категории:

1. Для специалиста I категории необходимо иметь высшее образование и опыт работы на позиции специалиста II категории в течение минимум трех лет.

2. Специалист II категории должен обладать высшим образованием и проработать в должности специалиста не менее трех лет.

3. Специалисту без категории достаточно иметь высшее образование, при этом требования к опыту работы отсутствуют.

Требования к образованию делопроизводителя в организации

Для того чтобы стать делопроизводителем, необходимо иметь соответствующее образование. Обычно работодатели требуют наличие среднего профессионального или высшего образования в области делопроизводства, документоведения либо управления. Также приветствуется дополнительное обучение на курсах повышения квалификации в области управления документооборотом. Важную роль играет знание современных информационных технологий и программ, используемых для обработки и хранения документации, управления документами и архивами.

Диплом о среднем профессиональном образовании можно получить в колледже, училище или на курсах переподготовки. Обучение на курсах переподготовки особенно удобно для людей, которые уже имеют основное профессиональное образование и хотят оперативно освоить новую специальность.

Итак, делопроизводитель отвечает за организацию эффективного документооборота и востребованы в различных сферах деятельности. Если вы обладаете внимательностью, организованностью, системным мышлением, владеете навыками работы с электронными базами данных, профессия делопроизводителя может стать для вас отличной карьерной возможностью.

Курсы переподготовки делопроизводителя дистанционно

Вы можете обучиться на делопроизводителя или специалиста по документационному обеспечению управления и получить востребованную специальность дистанционно в Институте профессиональных квалификаций. Программу можно подобрать подходящую вашим профессиональным задачам, достаточно иметь любое среднее специальное или высшее образование. Институт предлагает не только варианты с обучением дистанционно делопроизводству с нуля по программе профессиональной переподготовки, но и для специалистов с опытом, которым требуется обновить знания для карьерного развития или после перерыва (декрета, работы в другой сфере).

Обучение позволит систематизировать знания, работать без нарушений и применять лучшие практики экспертов в вопросах делопроизводства.

Преимущество онлайн обучения - возможность повысить квалификацию или получить новую профессию, совмещая учебу с работой по удобному графику. Образовательная платформа отличается простотой в использовании, все задания выполняются онлайн, учебные модули завершаются итоговой аттестацией в виде теста. Учебные материалы доступны в любое время с удобного вам устройства. Персональный куратор подключается к вам сразу после подачи заявки на обучение и сопровождает до успешной сдачи итоговой аттестации и готов помочь в решении любых вопросов. Программа обучения содержит полезные шаблоны документов, инструкции и чек-листы для специалистов по делопроизводству. Бессрочные бесплатные консультации экспертов доступны для слушателей и выпускников института.  

Институт профессиональных квалификаций имеет государственную лицензию на образовательную деятельность, программы разработаны в соответствии с принятым профстандартам. Выдаваемые по окончании обучения документы дают право на ведение профессиональной деятельности по организационному и документационному обеспечению управления организацией и признаются на всей территории РФ.

По окончании программы слушатели получают дипломы о профессиональной переподготовке, которые соответствуют всем государственным стандартам. Документы об обучении вносятся в государственный регистр ФИС ФРДО и отправляются бесплатно в любой регион России по почте.