Аудит кадрового делопроизводства

Проверка кадровой документации может пройти внезапно — от инспекции труда, прокуратуры или даже налоговой. В таких случаях кадровая служба в экстренном режиме ищет приказы, графики отпусков и личные карточки, не всегда находя их в нужном виде. Тогда выясняется, что нет табеля, трудовые договоры оформлены с ошибками, а воинский учет не ведется вовсе. А значит — штрафы. Избежать паники и санкций помогает кадровый аудит. Это неформальная ревизия: документы проверяются на полноту, актуальность и соответствие требованиям закона. 

Что включает кадровый аудит и как он проводится

Чтобы кадровая служба работала эффективно, ей нужна не только отчетность, но и порядок в документах. Именно этого позволяет достичь кадровый аудит — комплексная проверка всех бумаг, связанных с трудовыми отношениями в организации. Цель — убедиться, что документы соответствуют требованиям закона, внутренним регламентам и реально отражают процессы в компании.

Проверка начинается с анализа структуры документооборота. Есть ли штатное расписание, локальные акты, журнал инструктажа? Составлены ли приказы на отпуск, переводы и увольнения? Хранятся ли личные карточки сотрудников и подписанные трудовые договоры в одном месте? Все это — часть системы кадрового документооборота, и без нее невозможно соблюдать трудовое законодательство.

Далее анализируется точность оформления. Часто в приказах отсутствуют подписи, даты, ссылки на основания. Такие мелочи могут стать основанием для штрафа.

Аудит кадрового учета также помогает выявить пробелы: не хватает журналов, нет сведений об инструктажах, забыли уведомить военкомат. Все это можно исправить, если выявить проблему заранее.

Проводить аудит можно поэтапно, начиная с самых рискованных участков — приемы, увольнения, отпуска. При этом не обязательно звать стороннего аудитора. Проверку кадровой документации можно провести самостоятельно — по чек-листу или с помощью шаблонов. Главное — подойти к процессу системно.

Типовые ошибки кадрового учета и штрафы за них

Даже в небольшой компании с тремя–пятью сотрудниками можно допустить десятки ошибок в кадровом учете. Многие из них на первый взгляд незначительны — не подписан приказ, пропущена дата, отсутствует копия заявления. Но при проверке именно такие мелочи становятся основанием для штрафов.

Частая проблема — неправильное оформление трудовых договоров. В них могут отсутствовать обязательные условия: режим труда, компенсации, порядок оплаты. Или, наоборот, договор подписан, а приказ о приеме не оформлен. В результате сотрудник числится в штате, но документального подтверждения нет.

Вторая группа ошибок — неполный учет рабочего времени. Нет табелей, графиков отпусков, доплат за работу в праздники. А значит, есть риск претензий по зарплате.

Отдельное внимание инспекторы уделяют следующим моментам:

• отсутствие локальных нормативных актов (ПВТР, положения об оплате труда);
• неведомые локальные нормативные акты, с которыми сотрудники не знакомились под подпись;
• личные карточки без заполненных граф или подписей;
• нарушения при оформлении отпуска, командировки или увольнения;
• отсутствие или ошибки в документах по воинскому учету.

Воинский учет — важный и обязательный элемент кадрового делопроизводства, который нельзя упускать из внимания. За несоблюдение требований по ведению воинского учета предусмотрены отдельные штрафы, даже если остальные кадровые документы оформлены правильно.

Размер санкций зависит от нарушения, но в целом составляет:

• до 50 тысяч рублей за одного сотрудника (статья 5.27 КоАП РФ);
• до 200 тысяч рублей за повторные или грубые нарушения;
• от 40 тысяч за ошибки в ведении воинского учета (статья 21.4 КоАП РФ);
• и, в крайних случаях, дисквалификация руководителя.

Избежать этих последствий поможет регулярный аудит кадрового учета. Лучше выявить и устранить ошибки заранее, чем объясняться с инспектором под протокол.

Обязательный минимум кадровых документов в организации

Чтобы система кадрового документооборота действительно работала, в организации должен быть обязательный комплект документов. Это не формальность — отсутствие даже одного элемента может привести к штрафу или суду. Независимо от формы собственности и численности штата, работодатель обязан вести определенный перечень кадровой документации.

1. Документы, подтверждающие трудовые отношения

• трудовые договоры с каждым сотрудником;
• приказы о приеме, переводе, увольнении;
• личные карточки (например, по форме Т-2);
• заявления работников на отпуск, увольнение и прочие действия;
• сведения о приеме на работу по форме СЗВ-ТД.

Каждый документ должен быть оформлен по правилам, содержать подписи сторон, реквизиты, даты и при необходимости — ссылки на нормативную базу.

2. Табельный учет и рабочее время

• табель учета рабочего времени;
• график сменности, если применяется;
• график отпусков, утвержденный заранее;
• приказы об отпусках, больничных, отгулах;
• документы по учету переработок, доплат и компенсаций.

Это важнейший блок для расчета зарплаты и соблюдения прав работников. Отсутствие табеля или неверные данные — повод для доначислений и санкций.

3. Локальные нормативные акты

• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение об оплате труда и премировании;
• инструкции по охране труда;
• иные документы, регулирующие права и обязанности сторон.

Все ЛНА должны быть оформлены надлежащим образом, утверждены руководителем и доведены до сотрудников под подпись.

4. Журналы и регистрационные формы

• журнал регистрации трудовых договоров;
• журнал ознакомления с ЛНА;
• журнал инструктажей по охране труда и технике безопасности;
• книга учета движения трудовых книжек (если используются бумажные формы);
• журнал выдачи справок, копий документов, уведомлений.

Такая документация подтверждает, что работодатель информировал работников и обеспечил соблюдение регламентов.

5. Документы воинского учета

Даже если в организации работают только женщины или мужчины старше 27 лет, воинский учет должен вестись. В этот блок входят:

• карточки формы № 10 и № 18;
• уведомления в военкомат о приеме и увольнении граждан, подлежащих учету;
• приказы о назначении ответственного за воинский учет;
• график сверок и журнал регистрации повесток.

Нарушения воинского учета особенно критичны для организаций, участвующих в государственных контрактах и тех, кто работает в лицензируемых отраслях.

6. Документы, связанные с обучением и инструктажами

• приказы о назначении ответственных лиц;
• протоколы проведения вводных и периодических инструктажей;
• удостоверения о прохождении обучения по охране труда, пожарной безопасности, оказанию первой помощи.

Часто кадровая служба считает, что этим занимается только служба охраны труда. Но отсутствие копий документов в личных делах — уже нарушение.

Если вы планируете провести самостоятельно аудит кадрового учета, начните именно с этих блоков. Проверьте, есть ли нужные документы, актуальны ли они, хранятся ли в надлежащем виде. Это поможет выявить слабые места в системе кадрового документооборота, устранить их до проверки и избежать штрафов.

Кадровые документы для предпринимателей: что нужно знать ИП

Индивидуальные предприниматели, как и организации, выступают работодателями и обязаны вести кадровый учет при найме сотрудников. Для этого им необходимо оформить соответствующие документы и разработать локальные нормативные акты, регулирующие внутренние процессы.

К числу обязательных локальных актов относятся:

• правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
• положение об оплате труда;
• положение о защите персональных данных сотрудников.

Кроме того, ИП должен обеспечить разработку локальных нормативных документов, связанных с охраной труда, и строго выполнять установленные требования.

В его зоне ответственности:

• составление штатного расписания;
• ведение табеля учета рабочего времени;
• утверждение расчетных листков;
• ежегодное утверждение графика отпусков;
• оформление приказов по кадровым вопросам: прием, перевод, увольнение, отпуск, командировки и поощрения.

Для организации кадрового делопроизводства можно использовать типовые формы, прописанные в Постановлении Госкомстата от 5 января 2004 года № 1, либо применять собственные разработанные шаблоны.

Если предприниматель относится к субъектам малого бизнеса, для него предусмотрена упрощенная система ведения кадров. В таком случае отсутствует необходимость утверждать локальные нормативные акты, регулирующие внутренний трудовой распорядок, оплату труда и премирование — эти моменты достаточно включить в трудовой договор. При этом договор необходимо оформить по типовой форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 27 августа 2016 года № 858.

Чек-лист аудита кадрового делопроизводства в организации

Кадровое делопроизводство строго регулируется законом: за ошибки — штрафы, а в запущенных случаях — даже приостановка деятельности. Этот чек-лист поможет быстро оценить текущее состояние системы КДП, выявить слабые места и понять, какие документы и процессы необходимо привести в порядок.

Этап 1. Соответствие законодательству

✅В организации утверждены ЛНА:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• положения об оплате труда, обработке персональных данных, видеонаблюдении.

✅Проведена специальная оценка условий труда (СОУТ).

✅В наличии актуальное штатное расписание.

✅С сотрудниками оформлены трудовые договоры.

✅Ведутся все кадровые приказы.

✅Составлен и утвержден график отпусков.

✅Учет рабочего времени организован.

✅Ведутся трудовые книжки или сведения по ЭТК.

Этап 2. Администрирование процессов

✅Есть шаблоны и инструкции по всем кадровым операциям:

• прием, увольнение, переводы, отпуска, командировки;
• дисциплинарные взыскания, медосмотры, работа с льготными категориями.

✅Заключаются договоры материальной ответственности и согласия о конфиденциальности.

Этап 3. Контроль рисков

✅Установлены процедуры согласования кадровых документов.

✅Отслеживаются изменения в законодательстве.

✅Увольнения «проблемных сотрудников» проходят корректно.

✅Архивные документы приведены в порядок.

✅Проведены обязательные обучения по охране труда, ГО и ЧС.

Если хотя бы по одному пункту из чек-листа возникают сомнения — это сигнал для аудита и корректировки процессов. Чем раньше вы устраните риски, тем спокойнее пройдет внутренняя или внешняя проверка.

Что делать, если найдены проблемы в кадровых документах

После проверки кадровой документации часто выясняется: часть документов оформлена с нарушениями или вовсе отсутствует. Оставлять ситуацию без действий — значит повышать риск получить штраф или предписание от инспектора. Поэтому важно не просто зафиксировать проблемы, а сразу начать их устранять.

Сначала стоит определить, какие ошибки требуют немедленного исправления. Это, как правило, пробелы в трудовых договорах, отсутствие приказов о приеме и увольнении, незаполненные табели. Их восстановление — приоритет. Для этого создаются недостающие документы, подписываются сотрудниками, включаются в личные дела.

Второй шаг — корректировка локальных нормативных актов. Они должны быть действующими, подписанными и утвержденными. Обязательно проводится повторное ознакомление работников с документами под подпись.

Если выявлены нарушения в воинском учете, необходимо срочно назначить ответственного, оформить карточки форм №10 и №18, уведомить военкомат. Игнорировать этот блок нельзя — это самостоятельное направление контроля.

На завершающем этапе анализируется система кадрового документооборота. Документы приводятся к единому шаблону, налаживается учет, вводятся регистрационные журналы. Это поможет снизить нагрузку на кадровую службу и обеспечить контроль в дальнейшем.

При наличии внутренних ресурсов аудит кадрового учета можно провести самостоятельно. Но если ошибок много, а знаний не хватает, лучше пройти целевое обучение. Это даст конкретные инструменты для устранения проблем и не допустить их повторения.

Как системно наладить кадровое делопроизводство

Чтобы кадровая служба работала эффективно и без сбоев, важна не разовая проверка, а выстроенная система кадрового документооборота. Только так можно обеспечить прозрачность и соблюдение требований закона в любой момент.

Первый шаг — разработать и внедрить четкие регламенты и инструкции для всех процедур: прием на работу, перевод, отпуск, увольнение. Они должны быть понятны сотрудникам кадровой службы и закреплены локальными нормативными актами.

Второй важный элемент — создание единого места хранения документов. Это может быть отдельный шкаф с регистрационными журналами или современная электронная система. Главное, чтобы вся кадровая документация была доступна, упорядочена и защищена от потери.

Третье — регулярный аудит кадрового учета. Проведение плановых проверок позволяет выявлять и устранять ошибки до того, как их заметят инспекторы. Для удобства можно использовать чек-листы и шаблоны, которые облегчают проверку кадровой документации.

Четвертый аспект — обучение сотрудников кадровой службы. Повышение квалификации помогает не только понять новые требования законодательства, но и освоить современные инструменты работы.

Пятый момент — автоматизация. Современные программы по учету кадров значительно снижают риски ошибок и ускоряют документооборот. Однако важно правильно настроить систему и обучить персонал.

Налаженная система кадрового делопроизводства снижает нагрузку на кадровую службу и минимизирует риски штрафов. Если хотите освоить все этапы создания такой системы и проводить аудит кадрового учета самостоятельно, рекомендуем пройти специализированное обучение в Институте профессиональных квалификаций.

Как пройти обучение по организации и ведению кадрового делопроизводства дистанционно

1. Подайте заявку на странице образовательной программы «Организация и ведение кадрового делопроизводства».

2. Далее оплатите счет-оферту. На электронную почту, указанную в заявке, вам придут логин и пароль для входа в систему дистанционного обучения (СДО). Наша образовательная платформа устроена таким образом, чтобы вы могли изучать лекции, смотреть видеоматериалы, сдавать тесты с любого устройства (смартфона, компьютера, планшета) в любое удобное для вас время 24/7.

3. Если во время обучения возникнут какие-то вопросы, вы всегда можете обратиться к вашему методисту - его контакты указаны в личном кабинете слушателя в СДО. 

4. Материалы программы профессиональной переподготовки «Организация и ведение кадрового делопроизводства» в ИПК разработаны в полном соответствии с требованиями профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом» (Приказ Минтруда России от 09.03.2022 N 109н). Поэтому вы получите все необходимые знания для старта работы в новой должности. Программа регулярно обновляется и дополняется.

5. Доступ к учебным материалам сохранится еще 6 месяцев после окончания вашего обучения. Также вы получите бесплатный доступ на 1 год к электронной библиотеке ИПК с огромным количеством книг, статей и методических пособий по теме. 

6. Обучение займёт от 2 до 3 месяцев. Действуют скидки, специальные предложения и рассрочка для слушателей. 

7. После сдачи итогового теста вы получите диплом о профессиональной переподготовке с присвоением квалификации «Кадровое делопроизводство», дающий вам право работать в новой сфере в любом государственном или частном учреждении. Данные о дипломах, выданных Институтом профессиональных квалификаций, обязательно заносятся в базу данных ФИС ФРДО, что делает их официальным документом на всей территории Российской Федерации.

8. Документ направляется Почтой России в любую точку страны бесплатно.