Самозанятые в 2026: правила для кадровика, чтобы не нарушить закон

Самозанятые стали привычным форматом сотрудничества для многих компаний. Организации привлекают таких специалистов для выполнения отдельных проектов, консультаций, разработки материалов и других задач, где не всегда требуется оформление человека в штат.

Однако для кадровика работа с самозанятыми — это не просто новый способ взаимодействия с исполнителями. Такой формат требует внимательного отношения к документам, понимания требований законодательства и умения отличать гражданско-правовое сотрудничество от трудовых отношений. Особенно актуальна эта тема в 2026 году. Подходы к контролю за использованием разных форм занятости меняются, а ошибки при оформлении взаимодействия могут привести к дополнительным вопросам со стороны проверяющих органов.

Кадровику важно знать, кто такие самозанятые, как правильно организовать работу с ними и какие правила учитывать, чтобы компания могла использовать такой формат сотрудничества без лишних рисков. В статье разберём, как оформить работу с самозанятым, какие ошибки чаще всего допускают специалисты по кадрам и что необходимо учитывать в 2026 году.

Кто такие самозанятые и почему кадровику важно знать правила работы с ними

За последние годы формат сотрудничества с самозанятыми стал частью обычной практики компаний. Организации привлекают внешних специалистов для выполнения конкретных задач: от разработки проектов и консультаций до оказания профессиональных услуг.

Для кадровика это означает появление ещё одного направления работы. Теперь специалисту важно разбираться не только в оформлении сотрудников по трудовому договору, но и понимать особенности взаимодействия с исполнителями, которые работают в другом правовом статусе.

Самозанятый гражданин — это физическое лицо, которое зарегистрировалось в качестве плательщика налога на профессиональный доход (НПД). Такой человек самостоятельно выполняет работы или оказывает услуги и уплачивает налог с полученного дохода через специальный режим.

При этом самозанятый не становится сотрудником компании. Между сторонами не возникают стандартные трудовые отношения: организация не принимает человека в штат, не оформляет ему должность и не ведёт обычный кадровый учёт, как при приёме работника.

Почему кадровику важно разбираться в работе с самозанятыми

Раньше большинство вопросов по персоналу было связано с трудовыми договорами, приказами и кадровыми документами. Сейчас специалисту по кадрам приходится учитывать разные форматы занятости и понимать особенности каждого из них.

Работа с самозанятыми требует внимания сразу к нескольким направлениям:

• выбор подходящего формата сотрудничества;
• соблюдение правил оформления отношений;
• контроль актуальности статуса исполнителя;
• снижение рисков для компании.

Ошибки на этом этапе могут возникнуть не только из-за незнания требований законодательства. Иногда проблема появляется, когда компания использует самозанятость для задач, которые фактически относятся к обычной работе сотрудника.

Самозанятые в 2026 году: почему кадровикам нужно следить за изменениями

В 2026 году компании продолжают использовать услуги самозанятых, но требования к безопасной организации такого сотрудничества становятся более важными.

Кадровику необходимо учитывать, что сам по себе статус НПД не является гарантией отсутствия вопросов у контролирующих органов. Важно, чтобы реальная работа исполнителя соответствовала выбранному формату, а взаимодействие компании и самозанятого было организовано корректно.

Поэтому современному специалисту по кадрам важно понимать не только, кто такие самозанятые, но и как правильно выстроить работу с ними на практике. 

Как оформить сотрудничество с самозанятым: договор, документы и порядок работы

После того как компания определилась с необходимостью привлечения самозанятого, кадровику важно правильно организовать дальнейшие действия. Главная задача на этом этапе — не просто подготовить документы, а выстроить понятный порядок взаимодействия между организацией и исполнителем.

Оформление работы с самозанятым отличается от привычного приёма сотрудника в штат. Здесь нет заявления о приёме, трудового договора и кадрового приказа. Вместо этого стороны самостоятельно определяют условия сотрудничества и фиксируют их в гражданско-правовом договоре.

С чего начать оформление самозанятого

Первое действие перед началом работы — проверить, действительно ли исполнитель имеет статус плательщика налога на профессиональный доход (НПД). Проверка нужна для того, чтобы компания понимала, с кем заключает договор и какой порядок расчётов применяется. Подтвердить статус можно через:

• справку о постановке на учёт в качестве плательщика НПД;
• сведения из приложения «Мой налог»;
• сервис проверки ФНС.

Проверять информацию желательно не только перед первым сотрудничеством. Если работа с исполнителем продолжается длительное время, его статус может измениться.

Как составить договор с самозанятым в 2026 году

Основным документом при взаимодействии является гражданско-правовой договор. В зависимости от задачи стороны могут заключить договор оказания услуг или договор выполнения работ.

При подготовке документа важно описать конкретную задачу и ожидаемый результат. Например, вместо формулировки: «исполнитель осуществляет ведение социальных сетей компании» лучше указать:«исполнитель разрабатывает контент-план и готовит материалы для публикации в социальных сетях за установленный период».

В договоре с самозанятым стоит закрепить:

• какие работы или услуги выполняет исполнитель;
• какой результат должен быть передан компании;
• сроки выполнения;
• стоимость и порядок расчётов;
• порядок подтверждения результата;
• обязанность сообщить об изменении статуса НПД.

Чем точнее описаны условия сотрудничества, тем проще сторонам понимать свои обязанности.

Какие документы нужны при работе с самозанятым

Хотя самозанятый не оформляется как сотрудник, компании всё равно необходимо подтверждать факт сотрудничества.

Обычно при работе используют:

• договор с исполнителем;
• акт выполненных работ;
• чек из приложения «Мой налог»;
• справку о постановке на учёт в качестве плательщика НПД.

Документы помогают подтвердить, что компания получила конкретную услугу или результат работы, а расчёты с исполнителем проведены корректно.

Нужно ли получать чек от самозанятого

Да, при оплате услуг самозанятый формирует чек через приложение «Мой налог». Этот документ подтверждает получение дохода и необходим для подтверждения расчётов. Компании важно сохранять полученные чеки вместе с договором и другими материалами по сотрудничеству.

Можно ли платить самозанятому каждый месяц

Регулярные выплаты самозанятому возможны, если они связаны с выполненными работами или оказанными услугами. Например, стороны могут договориться об оплате отдельных этапов проекта каждый месяц. При этом важно, чтобы порядок расчётов соответствовал условиям договора и был связан с результатом работы.Сам по себе факт ежемесячной оплаты не определяет характер отношений. Важна вся организация сотрудничества в целом.

Правильное оформление работы с самозанятым

Грамотное оформление сотрудничества начинается с понимания задачи, которую компания передаёт исполнителю.

Кадровику важно обеспечить, чтобы:

• документы соответствовали реальным условиям работы;
• обязанности сторон были понятны;
• расчёты подтверждались необходимыми документами;
• порядок взаимодействия оставался корректным.

Так компания получает удобный инструмент для решения отдельных задач, а кадровик помогает организовать сотрудничество в соответствии с установленными правилами. 

Телеграм-канал Института профессиональных квалификаций! Самые актуальные новости ДПО, скидки на обучение, кейсы от экспертов и многое другое! Присоединяйтесь!

Как не допустить подмены трудовых отношений самозанятостью

Одна из самых сложных задач при работе с самозанятыми — определить границу между услугой и обычной трудовой функцией. На бумаге отношения могут быть оформлены правильно, но в процессе сотрудничества ситуация иногда меняется.

Например, компания привлекает специалиста для выполнения отдельного проекта, но постепенно увеличивает количество задач, устанавливает постоянный график и начинает контролировать каждый этап работы. В результате внешний исполнитель фактически становится частью команды. Именно поэтому кадровику важно оценивать не только документы, но и реальную организацию работы.

Почему нельзя использовать самозанятость вместо оформления сотрудника

Иногда компания выбирает самозанятость как альтернативу приёму в штат. Такой подход может показаться удобным: не требуется оформлять трудовые отношения, а специалист продолжает выполнять нужные задачи.

Однако самозанятый и сотрудник — это разные модели взаимодействия. Если человек выполняет отдельную работу с понятным результатом, такой формат может быть оправдан. Например, специалист подготовил проект, разработал дизайн или оказал консультационную услугу.

Другая ситуация возникает, если исполнитель ежедневно выполняет постоянные обязанности, занимает определённую роль в структуре компании и подчиняется внутренним правилам. В таком случае появляется риск, что отношения будут рассмотрены как трудовые.

Какие признаки указывают на трудовые отношения

При оценке сотрудничества важно учитывать не один отдельный факт, а всю ситуацию в комплексе.

На возможную подмену трудовых отношений могут указывать:

• выполнение постоянной функции вместо конкретного задания;
• наличие установленного рабочего времени;
• регулярные указания руководителя по процессу работы;
• включение исполнителя в обычные внутренние процессы компании;
• предоставление условий, характерных для штатных работников.

Например, самозанятый бухгалтер может подготовить годовую отчётность для компании. Это конкретная задача с понятным результатом. Но если специалист каждый день выполняет текущие обязанности бухгалтерии, присутствует на рабочих совещаниях и получает постоянные поручения руководителя, его роль уже больше похожа на штатную.

Что само по себе не является нарушением

Некоторые обстоятельства могут вызывать вопросы, но сами по себе не означают нарушение.

Например:

• длительное сотрудничество;
• несколько проектов от одной компании;
• работа только с одним заказчиком;
• регулярные выплаты.

Важно учитывать не отдельный факт, а то, как в целом построено взаимодействие. Самозанятый может долго работать с одной организацией, если сохраняет самостоятельность и выполняет конкретные задачи.

Может ли самозанятый работать только с одной компанией

Да, законодательство не запрещает самозанятому получать доход только от одного заказчика. Однако кадровику стоит обратить внимание на общую картину. Если исполнитель годами работает только с одной организацией, выполняет одинаковые задачи и полностью зависит от её процессов, это может стать дополнительным поводом для проверки. Количество заказчиков не является главным критерием. Гораздо важнее то, насколько самостоятельным остаётся специалист.

Может ли бывший сотрудник стать самозанятым

Бывший работник компании может зарегистрироваться как самозанятый и продолжить сотрудничество с прежним работодателем. При этом важно, чтобы после изменения статуса изменилась и сама модель работы.

Риски возникают, если человек:

• выполняет те же обязанности, что и раньше;
• работает с тем же руководителем;
• сохраняет прежний график;
• продолжает выполнять постоянную функцию в компании.

В такой ситуации может возникнуть вопрос, были ли прекращены трудовые отношения фактически.

Как избежать переквалификации договора с самозанятым

Чтобы снизить риски, компании необходимо регулярно анализировать формат сотрудничества.

Кадровику стоит проверять:

• соответствует ли задача работе внешнего исполнителя;
• сохраняет ли специалист самостоятельность;
• не стал ли он выполнять постоянную функцию сотрудника;
• не изменились ли условия работы после начала сотрудничества.

Самозанятые могут эффективно дополнять работу компании, если используются для решения конкретных задач. Главное — сохранять реальное отличие между внешним исполнителем и сотрудником организации.

Один клик по баннеру и вы попадёте в официальный канал ИПК в мессенджере MAX

Ошибки и риски при работе с самозанятыми

В работе с самозанятыми основная сложность для кадровика заключается не только в правильном оформлении документов. Часто проблемы возникают позже — когда привычный порядок взаимодействия начинает меняться, а первоначальные условия сотрудничества уже не отражают реальную ситуацию.

Например, исполнитель начинал работу над отдельным проектом, но постепенно получил постоянный объём задач, стал регулярно взаимодействовать с руководителем и фактически встроился в рабочие процессы компании.

Поэтому специалисту по кадрам важно контролировать не только момент заключения договора, но и весь период сотрудничества.

Ошибка 1. Заключать договор без привязки к конкретному результату

Одна из распространённых ошибок — оформлять сотрудничество с самозанятым формально, не учитывая содержание работы. Если в договоре указаны общие обязанности без понятного результата, сторонам сложнее подтвердить характер отношений.

Например, вместо формулировки «оказание консультационных услуг» лучше описать конкретную задачу: подготовку аналитического отчёта, разработку проекта или проведение определённого объёма работ. Чем точнее определён результат, тем понятнее границы ответственности исполнителя.

Ошибка 2. Рассматривать проверку статуса НПД как одноразовую процедуру

Иногда компания проверяет статус самозанятого перед началом работы, а затем не возвращается к этому вопросу. Однако при длительном сотрудничестве информация может измениться. Исполнитель может прекратить применять налоговый режим или перейти в другой статус. Поэтому кадровику важно учитывать актуальность сведений на протяжении всего периода взаимодействия.

Ошибка 3. Привлекать самозанятого для закрытия постоянной должности

Самозанятый может помочь компании решить конкретную задачу, но он не должен становиться заменой штатного специалиста. Например, привлечение специалиста для настройки оборудования, разработки сайта или подготовки проекта соответствует формату внешнего исполнителя.

Но если человек ежедневно выполняет одинаковые обязанности, подчиняется руководителю и занимает фактически существующую должность, выбранная модель сотрудничества становится рискованной.

Ошибка 4. Не учитывать изменения правил работы с самозанятыми

Правила работы с самозанятыми в 2026 году требуют от кадровиков внимательного отношения к изменениям законодательства. Недостаточно один раз изучить порядок оформления. Специалисту необходимо отслеживать новые требования и корректировать внутренние процессы компании. Особенно это важно для организаций, которые регулярно привлекают самозанятых и используют разные форматы сотрудничества.

Ошибка 5. Не сохранять подтверждение выполненной работы

Иногда после оплаты услуги компания не уделяет внимания документальному подтверждению результата. Однако при возникновении вопросов важно иметь сведения о том, какую работу выполнил исполнитель и что именно получила организация.

Подтвердить сотрудничество могут:

• результаты выполненной работы;
• акты или другие документы о приёмке;
• материалы проекта;
• переписка по согласованию задач;
• расчётные документы.

Такие документы помогают показать реальный характер сотрудничества.

Какие риски возникают для работодателя

Нарушения при работе с самозанятыми могут привести к дополнительным проверкам и необходимости объяснять, почему компания выбрала именно такой формат взаимодействия.

В зависимости от ситуации организации могут столкнуться с:

• проверкой документов и условий сотрудничества;
• вопросами о соответствии договора фактической работе;
• необходимостью пересмотра отношений с исполнителем;
• ответственностью при выявлении нарушений.

Поэтому задача кадровика заключается не только в подготовке документов, но и в контроле того, чтобы выбранная модель работы сохранялась на практике.

Как избежать ошибок при работе с самозанятыми

Безопасное сотрудничество строится на нескольких принципах:

• определять конкретную задачу до начала работы;
• оформлять отношения в соответствии с реальными условиями;
• проверять актуальность статуса самозанятого;
• сохранять подтверждающие документы;
• регулярно оценивать, не изменился ли формат взаимодействия.

Грамотная работа с самозанятыми позволяет компании использовать гибкие формы сотрудничества и одновременно снижать возможные риски.

Как кадровику безопасно работать с самозанятыми в 2026 году

Для специалиста по кадрам работа с самозанятыми в 2026 году — это не только вопрос правильного оформления договора. Важно понимать, как меняются требования к разным форматам занятости и какие действия помогут компании избежать ошибок.

Кадровику необходимо учитывать не только документы на этапе начала сотрудничества, но и то, как отношения с исполнителем развиваются в дальнейшем. Даже корректно оформленная работа может стать рискованной, если фактическое взаимодействие меняется.

Какие изменения учитывать в 2026 году

В 2026 году продолжается развитие механизмов контроля за использованием гражданско-правовых форматов сотрудничества.

Одно из направлений изменений связано с работой через цифровые платформы. С 1 октября 2026 года для отдельных случаев платформенной занятости учитывается продолжительность взаимодействия самозанятого с одним заказчиком. Если исполнитель выполняет задания более 60 часов в месяц на протяжении шести месяцев подряд, такая ситуация становится дополнительным фактором контроля.

Для кадровика это означает необходимость внимательнее оценивать длительные проекты и особенности работы исполнителей, которые привлекаются через цифровые сервисы.

Также в 2026 году организациям важно учитывать изменения в порядке электронного обмена сведениями по отдельным видам гражданско-правовых договоров. Специалистам по кадрам необходимо следить за актуальными требованиями к документообороту и учитывать их в работе.

Что проверить кадровику при работе с самозанятым

Перед началом сотрудничества стоит проверить:

• есть ли у исполнителя действующий статус плательщика НПД;
• подходит ли выбранный формат для конкретной задачи;
• определён ли ожидаемый результат работы;
• согласованы ли условия оплаты;
• подготовлены ли необходимые документы.

Во время сотрудничества важно контролировать, сохраняется ли первоначальная модель работы и не появляются ли признаки отношений, характерных для штатного сотрудника.

Как организовать безопасную работу с самозанятыми

Чтобы снизить риски, кадровику важно выстроить понятный порядок взаимодействия. На практике стоит придерживаться следующего алгоритма:

1. Определить цель привлечения исполнителя.
До заключения договора нужно понять, какую задачу компания передаёт внешнему специалисту и какой результат ожидает получить.

2. Проверить документы и статус.
Необходимо убедиться, что исполнитель зарегистрирован как самозанятый и может применять налоговый режим НПД.

3. Зафиксировать условия сотрудничества.
В договоре должны быть отражены задача, сроки, стоимость и порядок передачи результата.

4. Контролировать процесс работы.
Важно следить, чтобы сотрудничество не изменилось со временем и не стало похоже на обычные трудовые отношения.

Безопасная работа с самозанятыми требует от кадровика не только внимательности, но и системного понимания кадровых процессов. Современный специалист должен ориентироваться в разных форматах сотрудничества, знать требования законодательства и уметь применять их на практике. Работа с самозанятыми — лишь одна из задач, с которыми сталкивается кадровик. Специалисту также необходимо разбираться в кадровом делопроизводстве, оформлении документов, трудовом законодательстве и организации работы с персоналом. 

Получить необходимые знания и систематизировать профессиональные навыки можно на дистанционном обучении по программе «Организация и ведение кадрового делопроизводства» в ИПК.

Дистанционное обучение кадровому делопроизводству в ИПК 

Курсы специалиста по кадрам можно пройти онлайн в Институте профессиональных квалификаций без отрыва от основной деятельности. Подробная инструкция ниже.

1. Подайте заявку на странице интересующей вас образовательной программы: «Организация и ведение кадрового делопроизводства».

2. Далее оплатите счёт-оферту. На электронную почту, указанную в заявке, вам придут логин и пароль для входа в систему дистанционного обучения (СДО). Наша образовательная платформа устроена таким образом, чтобы вы могли изучать лекции, смотреть видеоматериалы, сдавать тесты с любого устройства (смартфона, компьютера, планшета) в любое удобное для вас время 24/7.

3. Если во время обучения возникнут какие-то вопросы, вы всегда можете обратиться к вашему методисту - его контакты указаны в личном кабинете слушателя в СДО. 

4. Материалы программ в ИПК разработаны в полном соответствии с требованиями профессиональных стандартов. Поэтому вы получите все необходимые знания для старта работы в новой должности. Программа регулярно обновляется и дополняется.

5. Дополнительно можно приобрести доступ к учебным материалам после окончания обучения. Также вы получите бесплатный доступ на 1 год к электронной библиотеке ИПК с огромным количеством книг, статей и методических пособий по теме. 

6. Срок обучения зависит от выбранной программы. Действуют скидки, специальные предложения и рассрочка для слушателей. 

7. После сдачи итогового теста вы получите диплом о профессиональной переподготовке с присвоением квалификации «Специалист по кадрам». Этот документ даёт вам право работать в выбранной сфере в любом государственном или частном учреждении. Данные о документах, выданных Институтом профессиональных квалификаций, обязательно заносятся в базу данных ФИС ФРДО, что делает их официальным документом на всей территории Российской Федерации.

8. Документ направляется Почтой России в любую точку страны бесплатно. По желанию, можно оформить курьерскую доставку за дополнительную плату — уточняйте условия у менеджеров.

Кто такие самозанятые?

1

Самозанятые — это физические лица, которые применяют специальный налоговый режим — налог на профессиональный доход (НПД). Они самостоятельно выполняют работы или оказывают услуги и уплачивают налог через приложение «Мой налог».

Можно ли работать с самозанятыми в 2026 году?

1

Да, компании и индивидуальные предприниматели могут сотрудничать с самозанятыми в 2026 году. Главное — правильно оформить отношения, проверить статус исполнителя и соблюдать правила работы с самозанятыми.

Чем самозанятый отличается от сотрудника по трудовому договору?

1

Самозанятый выполняет конкретные работы или оказывает услуги по гражданско-правовому договору и самостоятельно организует свою деятельность. Сотрудник работает по трудовому договору, выполняет трудовую функцию, подчиняется правилам работодателя и получает трудовые гарантии.

Как кадровику оформить самозанятого в 2026 году?

1

Кадровику необходимо проверить статус плательщика НПД, заключить гражданско-правовой договор, определить условия работы, порядок оплаты и получения результата. Оформлять самозанятого в штат не требуется.

Какой договор заключают с самозанятым?

1

С самозанятым заключают гражданско-правовой договор: например, договор оказания услуг или договор выполнения работ. В документе важно указать конкретную задачу, результат, сроки и стоимость.

Нужно ли получать чек от самозанятого?

1

Да, после получения оплаты самозанятый формирует чек в приложении «Мой налог». Этот документ подтверждает расчёт между исполнителем и компанией и нужен для подтверждения расходов организации.

Как проверить статус самозанятого?

1

Проверить статус можно через сервис ФНС или попросить исполнителя предоставить справку о постановке на учёт в качестве плательщика НПД. Проверку рекомендуется проводить до начала сотрудничества и при длительной работе с исполнителем.

Какие документы нужны для работы с самозанятым?

1

Обычно компании нужны договор с самозанятым, документы о выполнении работ или оказании услуг, чек из приложения «Мой налог» и подтверждение статуса плательщика НПД.

Можно ли платить самозанятому каждый месяц?

1

Да, регулярные выплаты самозанятому возможны, если они связаны с выполнением конкретных работ или оказанием услуг. Важно, чтобы порядок оплаты соответствовал условиям договора и не напоминал выплату заработной платы.

Может ли самозанятый работать только с одной компанией?

1

Да, самозанятый может сотрудничать только с одним заказчиком. Однако компании стоит учитывать все обстоятельства взаимодействия: характер задач, порядок работы и степень самостоятельности исполнителя.

Может ли бывший сотрудник стать самозанятым и работать с прежним работодателем?

1

Да, бывший сотрудник может зарегистрироваться как самозанятый и заключить договор с прежней компанией. Но важно, чтобы после изменения статуса изменилась сама модель сотрудничества, а работа не продолжалась в прежнем формате.

Можно ли оформить самозанятого вместо сотрудника?

1

Нет, использовать самозанятость вместо трудоустройства нельзя, если человек фактически выполняет обязанности штатного сотрудника. В такой ситуации возможен риск признания отношений трудовыми.

Какие риски возникают у работодателя при работе с самозанятыми?

1

Основной риск — переквалификация гражданско-правового договора в трудовой. Это может привести к дополнительным обязанностям для компании и вопросам со стороны контролирующих органов.

Как избежать подмены трудовых отношений при работе с самозанятым?

1

Нужно правильно оформлять договор, описывать конкретный результат работы, не устанавливать исполнителю график и должностные обязанности сотрудника, а также сохранять подтверждение выполненных задач.

Где кадровику пройти обучение по работе с самозанятыми и кадровому делопроизводству?

1

Получить актуальные знания по кадровому учёту, оформлению документов и современным форматам работы с персоналом можно на дистанционном обучении по программе «Организация и ведение кадрового делопроизводства» в ИПК.