Порядок оформления цифровых контрактов через ЕИС: как избежать ошибок

Цифровизация госзакупок в России сделала значительный шаг вперед с внедрением Единой информационной системы (ЕИС), которая обеспечивает прозрачность и эффективность процесса закупок. Одним из ключевых элементов этой системы является возможность оформления цифровых контрактов. Однако, как и в любом сложном процессе, здесь можно столкнуться с рядом ошибок. В данной статье мы рассмотрим особенности структурированного контракта, процесс его формирования и заключения по 44-ФЗ, а также порядок внесения изменений и расторжения.

Особенности структурированного контракта

Цифровой контракт стал обязателен для всех видов конкурентных закупок по 44-ФЗ после 01.04.2024 г. 

Структурированный контракт в ЕИС по 44-ФЗ представляет собой электронный документ, который содержит все необходимые данные в стандартизированной форме, повторяя напечатанный на бумаге вариант. Стандартизированная форма контракта упрощает процесс его заполнения и проверки, а также обеспечивает единообразие в оформлении. ЕИС формирует данные контракта на основании различных источников более чем на 90% автоматически, в основном используя извещение заказчика и предложение победителя.

Основные особенности включают:

- Стандартизация данных: Все поля контракта имеют четко определенную структуру, что минимизирует вероятность ошибок при заполнении.

- Автоматическая проверка: Система автоматически проверяет корректность введенных данных, предупреждая пользователя о возможных ошибках в цифровом контракте.

- Интеграция с другими системами: Контракт может быть интегрирован с бухгалтерскими и аналитическими системами, что облегчает управление и контроль за исполнением обязательств.

Начните зарабатывать на тендерах с нуля

Бесплатная книга по госзакупкам — это пошаговые инструкции, разбор ошибок и все изменения 2025 года. Простая, практичная и полезная. Скачайте сейчас и сделайте первый шаг к победе в тендерах! 

Скачать бесплатно

Как формируется и заключается цифровой контракт по 44-ФЗ

Формирование и заключение цифрового контракта в ЕИС включает несколько этапов:

1. Подготовка документации: На этом этапе заказчик формирует проект контракта, включая все необходимые условия и требования.

2. Публикация в ЕИС: Проект контракта публикуется в ЕИС, где потенциальные поставщики могут с ним ознакомиться.

3. Подача заявок: Поставщики подают свои предложения через систему, после чего проводится их оценка и выбирается победитель.

4. Заключение контракта: После выбора победителя контракт подписывается в электронной форме с использованием электронной подписи.

После подписания контракта данные о нем по запросу заказчика отправляются в Реестр контрактов и публикуются там в течение трёх рабочих дней. После этого поставщик получает возможность приступить к выполнению условий контракта.

Ошибки на любом из этих этапов могут привести к задержкам или аннулированию контракта, поэтому важно тщательно проверять все данные.

Как внести изменения в цифровой контракт

Внесение изменений в структурированный контракт можно осуществить до размещения его в реестре ЕИС по веским основаниям. Затем формат контракта предоставляет отдельные поля данных только для ознакомления, как, например, предмет контракта. Сроки и этапы его исполнения изменить нельзя. Изменить реквизиты, информацию в карточках товаров, можно с согласия техподдержки при официальном запросе.

В процессе исполнения контракта может возникнуть необходимость внесения изменений. Это может быть связано с изменением условий поставки, сроков или стоимости. Внесение изменений в таком случае осуществляется через функцию "допсоглашение" в ЕИС. Для этого необходимо:

1. Подготовить проект допсоглашения: Указать все изменения, которые требуется внести.

Основания для возможных изменений закреплены законом 44-ФЗ. Если заказчик согласится на изменения условий контракта и подпишет допсоглашение, не имея законных оснований, то он будет оштрафован. В таком случае разумным выходом будет расторжение контракта с подписанием соглашения сторон.

 2. Согласовать изменения с контрагентом: Обе стороны должны согласовать условия изменений.

В отдельных случаях может потребоваться получить результаты экспертизы. Например, при согласовании правильности расчета новой цены.

Если допсоглашение содержит изменение срока контракта и стоимости работ, потребуется перед подписанием оформить заново обеспечение контракта. Когда в качестве обеспечения используется независимая гарантия необходимо переоформить документы или предоставить новую гарантию.

3. Подписать допсоглашение: Документ подписывается электронной подписью и регистрируется в ЕИС.

К структурированному контракту существует возможность добавить дополнительные файлы, используя раздел «документы, сформированные без использования ЕИС». При появлении разночтений между данными в структурированной форме и прикрепленными файлами, приоритет будет отдан параметрам, указанным в структурированном виде.

Как заключить дополнительное соглашение к цифровому контракту

Заключение дополнительного соглашения (допсоглашение) позволяет официально зафиксировать изменения в условиях контракта. Этот процесс включает:

- Инициирование изменений: Одна из сторон контракта инициирует изменения и подготавливает проект допсоглашения.

- Обсуждение и согласование: Стороны обсуждают и согласовывают изменения, после чего документ оформляется в ЕИС.

- Подписание: Подписанное допсоглашение вступает в силу с момента его регистрации в системе.

Расторжение цифрового контракта

Расторжение цифрового контракта может быть инициировано любой из сторон при наличии оснований, предусмотренных законодательством. Процесс включает:

1. Уведомление другой стороны: Необходимо официально уведомить контрагента о намерении расторгнуть контракт.

2. Оформление расторжения: Подготовить и подписать соглашение о расторжении, которое регистрируется в ЕИС.

3. Завершение обязательств: Убедиться, что все обязательства сторон выполнены или урегулированы.

Инструкция для поставщика по структурированному контракту

Для поставщиков важно внимательно следовать инструкциям по работе с ЕИС, чтобы избежать ошибок. Основные рекомендации включают:

- Тщательно проверять все данные перед подачей: Любая ошибка в цифровом контракте может привести к его аннулированию.

- Следить за сроками: Соблюдение сроков подачи заявок и подписания документов критически важно.

- Использовать актуальные версии программного обеспечения: Это поможет избежать технических сбоев при работе с системой.

Итого: цифровизация тендеров через ЕИС значительно упрощает и ускоряет процессы заключения и исполнения контрактов. Однако для успешной работы с системой важно тщательно следовать установленным процедурам и инструкциям, чтобы избежать ошибок и обеспечить выполнение всех обязательств.

Участвовать в государственных закупках без опыта и знаний практически невозможно. Обо всех  актуальных изменениях законодательства в госзакупках мы подробно рассказываем в нашей программе обучения тендерам по 44-ФЗ и 223-ФЗ для поставщиков. Образовательная программа Института профессиональных коммуникаций предоставляет возможность обучения на практике работе с тендерами в госзаказе, содержит онлайн-консультации с экспертом в сфере госзакупок и сопровождение поставщиков "под ключ". Видеоинструкции по работе на электронных площадках и участию в основных процедурах существенно повысят шансы на победу и помогут избежать ошибок при подаче заявки на участие в торгах и составлении цифрового контракта.